Office Manager: In / Assistenz Der Unternehmensführung (M/W/D)

Deine Aufgaben

Als Office Manager:
In und persönliche Assistenz der Unternehmensführung spielst du eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung von ProEco Rheinland. Du sorgst für eine effiziente Büroorganisation und gestaltest Verwaltungsprozesse, die einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicherstellen. Deine Aufgaben umfassen die Terminplanung, Koordination und Korrespondenz für die Unternehmensführung, sowie die Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen. Dabei ist eine zielgerichtete Kommunikation ein wesentlicher Aspekt deiner Rolle, sowohl bei der internen Weiterleitung wichtiger Informationen, als auch bei der Bearbeitung von externen Anfragen durch Kunden oder Geschäftspartner. Mit deinem ausgeprägten Verständnis für Prioritäten und deiner proaktiven Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass sich die Geschäftsführung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.

Deine Verantwortlichkeiten

• Proaktive Terminplanung und -koordination für die Unternehmensführung, um ein effizientes und reibungsloses Kalendermangement sicherzustellen
• Gewährleistung einer effizienten Büroorganisation, inklusive Bereitstellung nötiger Büromaterialien, sowie Koordination und Betreuung externer Dienstleister
• Ansprechpartner:
  In für interne und externe Anfragen, Schnittstellenkommunikation mit internen Abteilungen sowie Priorisierung und Weiterleitung relevanter Informationen an die Unternehmensführung
• Organisation von Meetings, inklusive Bereitstellung der notwendigen technischen Hilfsmittel und Catering
• Verwaltung von E-Mail- und Briefkorrespondenz der ProEco Rheinland, insbesondere der Unternehmensführung
• Einrichtung und kontinuierliche Sicherstellung eines zuverlässigen Dokumentenmanagements für elektronische und physische Dokumente
• Koordination von Geschäftsreisen, inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Transport
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Team-Building-Aktivitäten

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Assistenzbereich
• Erfahrung in Terminplanung- und koordination sowie ein versierter Umgang mit modernen Kommunikationstools und Bürosoftware (z. B. Microsoft Office-Programmen)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Souveränes und professionelles Auftreten, verbunden mit starker sozialer Kompetenz im zwischenmenschlichen Umgang
• Hohe Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Flexibilität und Bereitschaft, sich an die dynamischen Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anzupassen

Warum wir?

• Vielfältige Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung sowie zur Übernahme von Verantwortung
• Ein innovatives, dynamisches und sinnstiftendes Startup-Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
• 30 Tage Urlaub
• Attraktives Gehalt
• Zahlreiche Company Benefits wie Teamevents, ein Deutschlandticket, Dienstfahrrad, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

Bewirb dich jetzt mit deinem Lebenslauf, relevanten Arbeitszeugnissen und deiner gewünschten Gehaltsvorstellung. Wir melden uns zeitnah bei dir, um die nächsten Schritte gemeinsam abzustimmen.

Dein Ansprechpartner:
Daniel Poerschke
COO ProEco Rheinland GmbH &
Co. KG
[email protected]
Tel. +49 211 204973 – 300
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!Über uns

Wir sind ProEco Rheinland, ein innovatives Startup der rheinischen Sparkassen. Mit einem ganzheitlichen Lösungsangebot zum Thema Nachhaltigkeit unterstützen wir Unternehmen und Haushalte in einem bislang undurchsichtigen Markt. Wir gestalten ein regionales Ökosystem und vernetzen darin alle Ermöglicher. Gemeinsam mit den Sparkassen haben wir die Kraft viel zu bewegen und echte Umsetzungsqualitäten. Als Nachhaltigkeitspionier machenwir dort, wo andere nur konzipieren und beraten, denn wir agieren nach der Maxime "
Nachhaltigkeit braucht Lösungen"
.

Immobilienbesitzer erhalten durch unsere neutrale Energieberatung eine klare Perspektive auf den energetischen Zustand ihrer Wohnimmobilie. Wir zeigen mit konkreten Sanierungsmaßnahmen, wie die Energieeffizienz gesteigert und damit Kosten gespart werden können. Wir identifizieren Fördermöglichkeiten und sorgen nicht nur für eine fachgerechte Beratung, sondern auch dafür, dass Photovoltaikanlagen schnell und zuverlässig auf Dächern montiert und Wärmepumpen fachmännisch verbaut werden.

Wir helfen Unternehmen aus allen Branchen bei ihrer Transformation und der Gestaltung nachhaltiger Geschäftsprozesse. Durch unsere Angebote rund um Nachhaltigkeitschecks und Weiterbildungen, Erfassung von CO2-Emissionen sowie Unterstützung nachhaltiger Investitionen, leisten wir einen positiven Beitrag zur nachhaltigen Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftlichen Stärke unserer Kunden.

Nachhaltiges Wachstum fördern wir auch in unserem Team. Bei uns vereinen sich ein großer Gestaltungsspielraum, hohe Umsetzungsstärke, maximaler Einfluss und agile Dynamik. Wir bieten ausgezeichnete Möglichkeiten für Eure persönliche und fachliche Weiterentwicklung. Mit deiner Fachkompetenz und Gestaltungswillen hast du bei uns die Möglichkeit, die Transformation im Rheinland spürbar voranzubringen.

Bewirb dich jetzt und gestalte mit uns die Zukunft für die Menschen im Rheinland!